Nu de zomerperiode nadert, krijgen HR-professionals steeds vaker verzoeken van medewerkers die willen telewerken vanuit een zonovergoten buitenland. En geen wonder, wie wil er niet de laptop openklappen met uitzicht op de Middellandse Zee? Je kent het wel: een medewerker stuurt je een berichtje. "Hey, ik was aan het denken... mag ik volgende maand vanuit Spanje werken? Mijn laptop werkt toch overal!" Op het eerste gezicht lijkt dit een eenvoudige vraag. Maar zoals met veel HR-zaken schuilt de duivel in de details.
Technisch gezien kan je kantoor medewerker natuurlijk overal werken waar een wifi-verbinding is, mits duidelijke afspraken over cybersecurity en veilig werken. Maar voordat je een enthousiast "ja!" terugstuurt, zijn er enkele belangrijke overwegingen die je niet mag onderschatten.
Door een Europese verordening geldt in principe dat wanneer een werknemer tijdelijk in een ander EU-land werkt, in dat 'werkland' sociale zekerheidsbijdragen moeten worden betaald. Niet zo handig, toch?
De oplossing: Detachering kan redding brengen. Hierbij vraag jij (of je sociaal secretariaat) online een A1-formulier aan in België. Met dit document bewijs je dat je werknemer tijdens het telewerk in het buitenland onderworpen blijft aan de Belgische sociale zekerheid.
Let op! Dit is niet voor alle EU-landen voldoende. Sommige landen, zoals Frankrijk, vereisen ook een voorafgaandelijke aangifte van buitenlandse werknemers
Goed nieuws: fiscaal gezien blijft je werknemer in de meeste gevallen binnen Europa belastbaar in België. Deze regel geldt zolang je medewerker niet meer dan 183 dagen (in een periode van 12 maanden in het buitenland verblijft én het loon betaald wordt door jou als Belgische werkgever zonder buitenlandse entiteit.
De valkuil: Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, kan het telewerk wél impact hebben op de inkomstenbelasting. Dit kan betekenen dat je als werkgever verplicht wordt om lokale bedrijfsvoorheffing in te houden en een buitenlandse payroll op te zetten.
Bij tijdelijk telewerk in het buitenland blijft in de meeste gevallen het Belgisch arbeidsrecht van toepassing. Toch is het verstandig om een clausule in de arbeidsovereenkomst (of een bijlage) op te nemen waarin uitdrukkelijk wordt gekozen voor het Belgische arbeidsrecht.
De complicatie: Ondanks zo'n keuze kunnen bepaalde plaatselijke arbeidsregels in het land van tewerkstelling direct van toepassing zijn, zoals regels over verloning, welzijn en arbeidsduur. Niet bepaald eenvoudig dus!
Maak duidelijke afspraken vooraf. Bespreek openlijk de meerkosten om dit te regelen voor je adviseur of sociaal secretariaat vóór je toestemming geeft.
Beperk de duur. Overweeg om het aantal dagen telewerk in het buitenland te beperken en de toepassing alleen toe te laten binnen de Europese Economische Ruimte.
Controleer je arbeidsongevallenpolis. Kijk of ongevallen in het buitenland ook gedekt zijn. Zo niet, dan moet je die polis uitbreiden.
Raadpleeg de regels per land. Op de website Working from home abroad - Ius Laboris vind je een overzicht van regels per land.
Telewerken vanuit het buitenland is meer dan een laptop en een goed beveiligd WiFi-signaal. Het biedt medewerkers flexibiliteit én werkgevers een aantrekkelijke troef, maar vraagt wel om goede voorbereiding.
Korte periodes binnen de EU zijn relatief eenvoudig te regelen met de juiste documentatie. Bij langere verblijven loont het om grondig de administratieve, fiscale en juridische aspecten in kaart te brengen.
De sleutel? Duidelijke afspraken vooraf en realistische verwachtingen aan beide kanten. Zo zorg je dat internationaal telewerken een pluspunt wordt.
Kortom: met de juiste voorbereiding kan de digitale werkplek ook prima een ander uitzicht krijgen.
____
